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Repense seus processos

Posted by Ana Maria Coelho on May 22, 2014 11:14:52 AM

A palavra de ordem da gestão atual é repensar. Para isso, é muito positivo que você esteja disposto a parar, analisar e mudar - evitando assim, que problemas simples comprometam as etapas dos processos da sua empresa. Mas atenção: não adianta fazer um bom diagnóstico que identifique processos que necessitem de mudança se você não estiver realmente disposto a implementá-las. Se você acha que está tudo bem do jeito que está, pode parar a leitura do post por aqui.

Agora se acha que existe algo a melhorar, vamos adiante…

E sabe o que é mais legal? Repensar processos não é só para as grandes. Ao contrário, todo tipo de empresa deve parar e analisar detalhes, do atendimento até o dimensionamento do estoque de produtos.

Um pequeno desperdício contínuo, até ridículo para uns, pode representar ganhos razoáveis ao longo dos anos para outros. Portanto, o foco deve estar também na integração, rapidez e agilidade dos processos. Quer ver? Será que você já parou para analisar o prejuízo ao constatar que um grande número de pessoas tentam ligar para sua empresa e não conseguem? Pois é…

Além de constatar desvios e prejuízos, outra vantagem de rever os processos utilizados nas empresas é amenizar as tensões. Profissionais tensos geram mais ansiedade, que num círculo vicioso, geram estresse, desgaste e motivos que colaboram (e muito) para que a empresa vá para baixo.

Por isso, que tal realizarmos juntas um pequeno check list para análise de possíveis melhorias?

  • Pense na sua estrutura organizacional, operacional, funcional, de informática e financeira. Será que elas estão organizadas corretamente?
  • Agora é a vez da sua equipe: o corpo técnico e o perfil funcional dos seus colaboradores atendem a demanda da sua empresa?
  • Seus produtos e serviços estão adequados e têm a qualidade esperada?
  • Seus processos internos e externos geram retrabalho e estão apropriados?
  • Existem gargalos, pontos de desperdícios e problemas operacionais e funcionais?

Para que você faça uma boa análise do seu negócio, existe uma metodologia que em inglês é conhecida como SWOT e no Brasil foi "carinhosamente" traduzida para FOFA que pode auxiliar bastante:

  • Pontos fortes: São as variáveis internas e controláveis, que propiciam uma condição favorável para a sua empresa em relação ao ambiente (por exemplo, sua localização ou preço)
  • Oportunidades: São as variáveis externas e não controláveis por você que podem criar condições favoráveis para sua empresa, desde que ela tenha condições e/ou interesse de usufruí-las (por exemplo, aquecimento da economia global ou redução do valor do dólar)
  • Pontos fracos: São as varáveis internas e controláveis que provocam uma situação desfavorável para a sua empresa em relação ao seu ambiente (por exemplo, baixo investimento em marketing ou reputação duvidosa)
  • Ameaças: São as variáveis externas e não controláveis por você que podem criar condições desfavoráveis para sua empresa (por exemplo, aumento das importações no mesmo setor ou surgimento de novas tecnologias)

Quando você entende sua empresa com olhos nestas variáveis e decide construir um plano de ação para melhorias com foco nas soluções e não nos problemas que possui, percebe que o caminho para crescer é bem mais simples do que parece. Você pode repensar o seu negócio identificando os caminhos possíveis para chegar ao “objetivo pretendido” e escolher qual o melhor caminho a ser adotado(estratégias). Lembre-se, apenas, que o melhor caminho não significa ser o mais curto, ou o mais rápido, ou o mais barato, ou o mais caro, e sim o mais viável para a sua empresa em um determinado momento.

Em tempos tão incertos como os atuais, refletir estrategicamente deixou de ser importante, para se tornar imprescindível. Não fuja dessa idéia.

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